Reuniões de trabalho sempre apresentam inúmeros desafios para gestores e funcionários. Uma reunião bem sucedida depende do acesso de todos a arquivos importantes, da presença de todas as partes interessadas e, em última análise, da produtividade das discussões em termos de definição de objetivos.
Felizmente, com os avanços da tecnologia, existem novas ferramentas disponíveis para tornar as reuniões mais fáceis de conduzir, mais interessantes e abertas. Se você quiser usar a tecnologia para maximizar o impacto das suas reuniões, aqui estão algumas idéias.
Chamadas de vídeo e conferências web
Se qualquer um de seus funcionários estiver trabalhando de casa, de um outro escritório ou até mesmo em outro país, ele ainda poderá contribuir através de chamadas de vídeo ou conferências web. Ferramentas gratuitas como o Skype, ou os softwares pagos GoToMeeting ou WebEx, permitem que vocês se vejam e compartilhem apresentações ou qualquer outra coisa na tela – o que pode tornar muito mais fácil, uma reunião que seria complicada de acontecer.
Use redes sociais corporativas
Muitas empresas usam redes sociais corporativas como Yammer e SocialCast, já que ambas são concebidas especificamente para incentivar o trabalho, encorajando e compartilhando a comunicação interna. Ao invés de salvar as anotações da sua reunião em um documento Word num único computador, por que não publicar esses detalhes como pontos importantes no grupo da sua equipe na Yammer ou SocialCast, para que todos possam acessar?
Serviços como o Basecamp permitem ainda que você crie uma lista virtual de tarefas e aponte os responsáveis, garantindo assim, que todos os presentes na reunião saberão o que precisam fazer para a semana seguinte.
A SMART.TOUCH OFERECE SOLUÇÕES COMPLETAS EM ÁUDIO E VÍDEO PARA SALAS DE REUNIÕES, TAIS COMO MESAS DE SOM, AMPLIFICADORES, MICROFONES, TABLET, CAIXAS DE SOM, HOME THEATER, PROJETORES, TELAS DE PROJEÇÃO, CABOS, SISTEMAS ESPECIALIZADOS PARA VIDEOCONFERÊNCIA E SISTEMAS QUE COMANDAM E INTEGRAM ESSES EQUIPAMENTOS. SOLICITE ORÇAMENTO
Instale projetores interativos
Não há nada mais frustrante do que alguém, em uma reunião, utilizando um documento que se encontra em seu laptop ou computador, impossibilitando assim o acesso dos outros participantes a esse documento. Felizmente, com os avanços da tecnologia, existem equipamentos disponíveis que facilitam o compartilhamento de documentos em reuniões, tornando todo o processo mais envolvente.
Empresas como a Casio, Epson e Optoma fabricam projetores interativos, que não só mostram arquivos para todos, mas, na verdade, permitem que os membros da equipe interajam com o documento através do toque, que funciona de forma semelhante a quadros interativos. Isso significa que o grupo poderá editar documentos e apresentações juntos!
Use o seu smartphone … produtivamente!
Smartphones podem ser uma distração nas reuniões, mas se usados da maneira correta, podem ser uma ferramenta valiosa. As assistentes pessoais, como Siri da Apple e Cortana da Microsoft podem ajudá-lo com o seu calendário e emitir lembretes pré-configurados. Se você está preocupado em esquecer itens da sua lista de tarefas, por que não enviá-la para o seu smartphone e pedir para sua assistente virtual lhe alertar quando uma tarefa precisa ser realizada?