O sucesso de uma organização está diretamente ligada à sua eficiência. Quanto menos tempo é desperdiçado no momento da produção, mais retorno ela dará. O mesmo vale para reuniões, quanto mais produtivas elas forem, melhores resultados apresentarão. Uma forma de garantir essa otimização é investindo em salas de reunião inteligentes.
Para assegurar essa melhoria no momento de reunir a equipe interna, ou mesmo receber e causar a melhor impressão nos clientes, há várias tecnologias que precisam ser consideradas. Foi-se o tempo em que apenas uma mesa com várias cadeiras em volta, uma tela e um datashow eram suficientes.
Nos dias atuais, é necessário aproveitar as novas tendências e tecnologia para garantir o melhor aproveitamento desses momentos importantes para as organizações, observando como está o mercado e garantindo que tudo sairá de acordo com o planejado.
Para esse sucesso é fundamental que as empresas tenham uma boa sala de reuniões, responsivas, funcionais e que apresentem soluções ideais para os participantes. Confira as principais inovações para as reuniões que listamos a seguir!
Tela
A sala de reuniões está cheia e nem todos conseguem ver claramente a tela de projeção. A cena é mais comum do que se imagina e uma forma de solucionar esse problema é fazendo uso de telas para projetar as informações.
Com elas, todos têm acesso às informações repassadas, de forma clara e com boa visibilidade. Além disso, há no mercado projetores interativos, que dispensam o uso do quadro para apresentações e podem ser manuseados apenas com o toque ou com caneta digital.
Mais acessibilidade
Cada vez mais as pessoas preferem usar seus smartphones, tablets ou laptops pessoais para o trabalho. Conhecida como BYOD (Bring Your Own Device), a medida vem se tornando comum nas organizações e deve ser encarada como benéfica ao trabalho.
O uso dos equipamentos pessoais facilita a apresentação de dados ou planilhas nas reuniões, mas é necessário que haja conectividade entre os aparelhos e os projetores via Bluetooth ou Wi-Fi. Para isso, não abra mão de investir em equipamentos que permitam essa conexão de forma rápida e facilitada, para que no momento mais importante da reunião não seja necessário chamar o técnico da TI para fazer a tela funcionar.
Na palma da mão
Assim como muitos preferem usar seus equipamentos pessoais para o trabalho, invista no compartilhamento de arquivos nos serviços em nuvem. Dessa forma, todos que têm permissão de acesso podem visualizar os arquivos, sugerir edições ou, até mesmo, inserir novas ideias.
O uso desse tipo de serviço também permite maior agilidade e eficácia durante as reuniões, evitando aqueles incômodos processos de copiar arquivos em pendrive ou tentar acessar a rede da empresa para mostrar os dados daquela planilha.
Além disso, empresas como Google Drive, Dropbox e One Drive têm investido maciçamente em segurança para evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso.
Invista no audiovisual
Imagine aquela reunião perfeita, no tempo certo, envolvendo várias pessoas presenciais e via conferência. Pode parecer um sonho, mas é uma realidade mais fácil de ser alcançada do que se pensa, mas para isso é necessário investir na melhoria audiovisual de sua sala de reuniões.
Além disso, ao adquirir equipamentos próprios, deixa de existir a necessidade de aluguel e toda a burocracia e preocupação que envolvem o serviço, já que não é possível saber ao certo se o que você realmente precisa será entregue. Nesse sentido, considere adquirir os melhores equipamentos.
Como vimos até aqui, uma sala de reuniões perfeita garante maior produtividade para uma empresa, reduz tempo das reuniões, otimiza seus resultados e, ainda, dá a melhor impressão ao seu negócio perante colaboradores e clientes.
