Administrar um escritório de arquitetura e design não é tarefa simples. A sazonalidade do mercado de construções e do mercado imobiliário requer atenção e cuidados para driblar os seus altos e baixos. Nesse cenário, um dos problemas principais enfrentados pelos arquitetos é não ter uma definição precisa do tamanho do projeto em que trabalham, que pode sofrer alterações na medida que for caminhando.
E esse não é um problema simples. Suas consequências podem causar uma série de outros impasses, que prejudicam a organização dos trabalhos dentro do escritório e a percepção dos custos e gastos com o projeto, podendo comprometer os resultados. Para fugir disso, listamos neste post algumas dicas que te ajudarão a gerenciar melhor seu escritório de arquitetura, superando esse e outros obstáculos. Confira:
1. Conheça bem os seus custos e serviços
Todo projeto envolve custos diretos e indiretos. Os diretos estão ligados àqueles custos internos do seu escritório. Desde a concepção da ideia até a emissão final do projeto, é importante se ater a um bom gerenciamento de todos os dados técnicos e custos de serviços, incluindo o controle da sua execução e da quantidade de horas orçadas para cada etapa do processo.
Conheça bem os custos de cada um dos seus serviços, sejam eles fixos ou variáveis. Com isso, é possível evitar prejuízos e que os gastos fiquem fora do controle, caso o projeto sofra muitas mudanças na medida que for sendo concluído.
2. Pense em quanto custa a mão de obra da sua equipe
Para se destacar nesse mercado tão competitivo, é preciso contar com uma equipe qualificada, de alta performance, que garanta seu diferencial perante os concorrentes. Porém, isso vem com um certo custo, que também deve ser medido considerando o valor mínimo de produção mensal de cada colaborador para que o mês feche com o saldo positivo.
Um software simples de gestão de tarefas ou uma planilha bem elaborada, podem te ajudar a calcular de forma mais eficaz as horas e dividir seu time por projeto, sabendo quanto tempo de cada um será disponibilizado para cada trabalho. Os preços dos seus serviços devem ser calculados levando em conta esse cálculo também para assegurar os lucros.
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3. Elabore uma proposta baseado em dados reais
Com base em uma primeira reunião realizada com o cliente e nos dados calculados conforme descrito nos itens anteriores, a proposta deverá ser elaborada considerando-se quais etapas do projeto e quais conteúdos (por exemplo, especificações, tipos e quantidades de desenhos, orçamento da obra, memoriais descritivos, entre outros) serão vendidos ao cliente.
Na proposta, também deverá constar a quantidade de horas que serão gastas no projeto e o valor da hora, caso ele ultrapasse o tempo planejado inicialmente por problemas relacionados às entregas do próprio cliente. Outros itens que podem ser comercializados são o gerenciamento da obra e a aprovação junto aos órgãos públicos, que geram mais conforto e tranquilidade ao cliente.
4. Tenha controle sobre a quantidade de horas efetivamente gastas em cada projeto
À medida que o projeto for caminhando, acompanhe regularmente a quantidade de horas gastas com ele, garantindo que a produtividade da sua equipe esteja no patamar ideal: nem muita rápida, para que o projeto não peque em qualidade, nem devagar demais, para que as entregas não sejam comprometidas.
Nesse momento, utilizar-se de ferramentas tecnológicas para fazer o controle pode facilitar e automatizar o processo. Dessa forma, seu escritório poderá ganhar em produtividade e o cliente ficará mais satisfeito ao perceber que o trabalho está sendo feito com clareza e honestidade. Além disso, essa consciência estratégica poderá tornar sua equipe mais capaz, visto que a otimização dos pequenos processos cotidianos pode gerar, no longo prazo, economia de tempo e de recursos.
5. Esteja alinhado com o mercado
O preço do seu projeto vai levar em conta todos os fatores já listados aqui para que, ao realizar um trabalho, seu escritório não se depare com prejuízos. Porém, um outro fator, tão importante quanto os demais, na hora de precificar os serviços é levar em conta os valores praticados pelo mercado. Sendo assim, ao elaborar sua proposta, certifique-se de saber os preços cobrados pela sua concorrência para que sua empresa mantenha-se competitiva.
6. Faça um planejamento estratégico
Você sabe o que é o planejamento estratégico de uma empresa? De extrema importância para uma boa gestão, ele é definido como o processo de analisar um negócio sobre vários ângulos, contemplando tanto a visão externa quanto interna do empreendimento. Com isso registrado, é possível traçar metas e o plano de ação que deverá seguir para atingi-las.
O planejamento estratégico é uma das etapas de uma boa gestão financeira, parte essencial de uma gestão de qualidade do seu escritório. Com ele, podemos direcionar os recursos e esforços que dispomos de forma a otimizar os ganhos do negócio e evitar que os investimentos sejam feitos em iniciativas que não serão rentáveis.
7. Estimule o melhor do seu time
Gerir uma equipe de projeto pode ser muito complicado. Por isso, é importante engajar seu time no trabalho e diminuir o nível de estresse, mantendo um ambiente de produção agradável. Saber ouvir e delegar, por exemplo, são características de um bom administrador de pessoas, que tenta manter sua equipe sempre motivada.
Além disso, aproveitar o melhor do perfil profissional de cada colaborador e compartilhar regularmente com todos as metas da empresa e feedbacks do trabalho é essencial para manter uma boa rotina dentro do escritório, aumentando a produtividade do negócio.
Essas são algumas dicas que vão te ajudar a tornar a gestão do seu escritório de arquitetura e design mais eficiente e rentável. Uma boa opção para quem quiser aprender mais é fazer um curso de gestão na área, que poderá contribuir bastante para sua formação como gestor de projetos por meio de experiências reais e vivenciadas, ajudando-o a evitar que as questões administrativas do escritório sejam um peso e atrapalhem o negócio.